Program Bankiet służy do przygotowania i rozliczenia imprez takich jak bankiety, bale, konferencje. Umożliwia kalkulację kosztów i cen imprez w oparciu o ceny potraw i usług. Daje możliwość rezerwacji sal, pokoi i wyposażenia oraz rozliczenie imprezy po jej zakończeniu.

Program umożliwia obsługę całej imprezy: od wstępnej kalkulacji i informacji dla klienta, przez wydruk oferty, rezerwację zasobów, śledzenie wpłaty zaliczki i etapów realizacji imprezy, aż do zarejestrowania faktycznej sprzedaży i rozliczenia imprezy. Dzięki bogatej funkcjonalności oraz możliwości współpracy z systemem gastronomicznym i hotelowym, program nie tylko świetnie nadaje się dla lokali gastronomicznych, ale również dla obiektów hotelowych i firm cateringowych.

Program ułatwia współdziałanie różnych działów przygotowujących imprezę, powiadamiając automatycznie o terminowych sprawach i zmianach dokonanych w ostatniej chwili. Pełna historia kontaktów i imprez klienta poprawia poziom obsługi i usprawnia rozliczenia. Wcześniejsze programy imprez mogą być wzorcami przy zakładaniu nowych zdarzeń.

Główne funkcje programu Bankiet:

Kartoteki stałe

Cennik produktów/usług, typy świadczeń i grupy asortymentowe, definicje zasobów rezerwacyjnych (sale, sprzęt, wyposażenie), ustawienia sal, obsługa sal łączonych, kartoteka użytkowników z hasłami dostępu i uprawnieniami.

Kartoteka klientów

Firmy zlecające imprezy, osoby kontaktowe, historia kontaktów, imprezy klienta, notatki i uwagi dotyczące imprez, klientów i kontaktów. Kartoteka klientów może być synchronizowana z systemem Restauracja.

Rejestr imprez

Zakładanie, aktualizacja i kopiowanie imprez, zdarzenia i posiłki w ramach imprezy, menu posiłków, kalkulacja ceny sprzedaży i kosztów, rezerwacja sal i zasobów dla imprezy, status realizacji, wydruk dokumentów. Wyszukiwanie wg numeru lub symbolu imprezy, daty rozpoczęcia, klienta lub osoby prowadzącej. Impreza może mieć jedno lub wiele zdarzeń/menu, np. przerwa kawowa, obiad i bankiet w czasie jednodniowej konferencji lub kilkudniowy kongres z rozbudowanym programem.

Kalkulacja imprezy

Każde zdarzenie imprezy ma własną kalkulację menu i świadczeń oraz rezerwacje sal i zasobów. Kalkulacja wylicza wartość sprzedaży imprezy i cenę na osobę oraz koszt surowcowy (food-cost) w rozbiciu na grupy towarowe, punkty produkcji i typy świadczeń.

Rezerwacja

Rezerwowanie sal, wyposażenia, sprzętu (lub innych zasobów) dla imprezy, z dowolnym wyprzedzeniem, na dowolny okres. Możliwość przekroczenia limitu posiadanych zasobów (overbooking) – program jedynie ostrzega o przekroczeniu i wykazuje to na grafiku(można obejrzeć rezerwacje konfliktowe), a na krótko przed imprezą wysyła alerty do osób odpowiedzialnych.

Grafik dla sali zasobów

Stan obłożenia sal i innych zasobów rezerwacyjnych w układzie dziennym lub godzinowym, wgląd w szczegóły rezerwacji sali/ zasobu (impreza/zdarzenie, data i czas, kto dokonał rezerwacji), zakładanie rezerwacji, status rezerwacji zaznaczany kolorem. Zasoby nadmiernie obłożone i rezerwacje w konflikcie są wyróżnione graficznie.

Współpraca z systemem gastronomicznym

Import asortymentu i cen PLU z systemu Hotel, import kartoteki klientów, wydruk zapotrzebowania na surowce i szczegółowego jadłospisu dla imprezy na podstawie receptur potraw, rozliczenie realizacji imprezy na podstawie rachunków z modułów Kasa, rozchód surowców z magazynu, fakturowanie imprez i rozliczenie faktur.

Raporty i analizy

Bogaty zestaw raportów dla przygotowania i rozliczenia imprez (kalendarz imprez, grafik rezerwacji, zestawienia sprzedaży imprez i produktów), analiza wykorzystania sal (plan i realizacja), raporty i dokumenty dodatkowe definiowalne przez użytkownika.

 

Bankiety, konferencje czy bale zostaną pomyślnie zrealizowane i sprawnie obsłużone według ustalonej oferty.

System Bankiet to integralny moduł systemu hotelowego lub samodzielny system, który pomoże w koordynowaniu wydarzeń w restauracji. Aplikacja może być zintegrowana z systemem gastronomicznym i hotelowym.

• Wstępna kalkulacja kosztów i oferta dla Klienta, czyli:

• rozbudowany cennik produktów/usług, typy świadczeń i grupy asortymentowe

• cennik potraw importowany z systemu gastronomicznego

• rezerwacja zasobów w układzie dziennym lub godzinowym

• rozbudowany grafik i komponenty: szczegóły rezerwacji, założenie oraz modyfikacja, status rezerwacji (oznaczony kolorem)

• rejestracja zdarzeń: przerwy kawowe, obiady, bankiety

• realizacja i rozliczenie imprezy

• integracja z systemem gastronomicznym: zapotrzebowania na surowce dla menu imprezy (w oparciu o receptury) i budowa jadłospisów do przygotowania menu

• weryfikacja stanu realizacji

• zamówienia dla poszczególnych działów

• funkcjonalny CRM

• kartoteka Klientów 

• osoby kontaktowe

• historia kontaktów, notatki i uwagi

• wydarzenia archiwalne

• raporty i analizy

• zestawienia sprzedaży imprez i produktów

• analiza wykorzystania zasobów (np. sal)

• dokumenty / raporty definiowalne przez użytkownika

• kalendarz imprez